Welche Unterlagen benötigt ein Käufer?

Ratgeber · Lesezeit etwa 6 Minuten

Die kurze Antwort: am Anfang sehr wenige. Es ist weder üblich noch sinnvoll, gleich beim ersten Kontakt vollständige Bilanzen zu versenden. Die Unterlagen kommen in drei Stufen – und jede Stufe setzt einen weiteren Schritt des gegenseitigen Interesses voraus.

Stufe 1: Für den Erstkontakt

Hierfür brauchen Sie kein einziges Dokument. Es genügen Angaben, die Sie im Kopf haben:

• Ort oder Postleitzahl
• Art der Anlage und ungefähre Größe
• Grundstück im Eigentum oder gepachtet
• ungefährer gewünschter Übergabezeitpunkt

Stufe 2: Für die erste wirtschaftliche Einschätzung

Nach dem Erstgespräch und – wenn Sie das möchten – nach Abschluss einer Vertraulichkeitsvereinbarung geht es um ein überschaubares Paket:

• Jahresabschlüsse der letzten drei Jahre
• aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung
• Waschzahlen und Umsätze nach Monaten
• Eckdaten zum Grundstück oder zum Pachtvertrag
• Übersicht der wesentlichen Technik mit Baujahren
• Angaben zu bekanntem Investitionsbedarf

Stufe 3: Für die vertiefte Prüfung

Erst wenn eine grundsätzliche Einigung über Größenordnung und Struktur besteht, folgt die detaillierte Prüfung. Dann werden typischerweise benötigt:

• Grundbuchauszug, Lageplan, Flurkarte
• Miet- oder Pachtvertrag mit allen Nachträgen
• Bau- und Betriebsgenehmigungen, behördliche Auflagen
• Nachweise zur Abwasserbehandlung und Abscheiderwartung
• Wartungs-, Service- und Lieferverträge
• Energie-, Wasser- und Chemieverbräuche
• Versicherungsverträge
• Arbeitsverträge und Personalübersicht
• bestehende Finanzierungen und Sicherheiten
• Anlagenverzeichnis und Investitionshistorie
• gegebenenfalls Gutachten zu Boden oder Altlasten

Wie Sie Unterlagen sicher übermitteln

Vertrauliche Unterlagen gehören nicht in eine unverschlüsselte E-Mail. Üblich und praktikabel sind ein passwortgeschütztes Archiv mit separat übermitteltem Kennwort oder ein geschützter Datenraum. Für kleinere Transaktionen genügt oft schon die erste Variante.

Ein Hinweis zum Aufwand

Die Liste in Stufe 3 wirkt lang. In der Praxis liegt vieles davon bereits vor – bei Ihrer Steuerberatung, im Ordner mit den Wartungsverträgen, in den Bauakten. Der Aufwand entsteht meist nicht durch das Beschaffen, sondern durch das Zusammentragen unter Zeitdruck. Genau deshalb lohnt es sich, früh zu beginnen.